Effective Filing Management
April 1, 2015
Jadwal Pelatihan Effective Filing Management
| Tanggal | Tempat | Kota | | Belum ada jadwal terbaru |
DESCRIPTION
Kurangnya pengetahuan atau ketidaksukaan dalam mengelola (menyimpan dan mencari kembali) berkas, surat, dokumen, laporan, inter-memorandum, e-mail, facsimile, formulir pembelian dan pesanan, dll secara benar, cepat, dan tepat sering kali membuat seorang staff administrasi harus bekerja extra. Sistem arsip merupakan kegiatan yang harus dilakukan setiap hari oleh seluruh karyawan perusahaan guna lancarnya operasi administrasi setiap organisasi atau perusahaan, dan pencapaian sasaran organisasi yang berhasil guna dan tepat guna. Bukan hanya difokuskan pada proses penyimpanan secara sistematis, tetapi yang utama adalah bagaimana mencari arsip itu kembali secara cepat dan tepat. Oleh karena itu, setiap karyawan perlu mengetahui pedoman-pedoman pengarsipan yang tepat untuk setiap organisasi atau perusahaan.
OUTPUT
- Memahami paradigma baru manajemen perkantoran, prinsip-prinsip dan cara-cara mengelola aktivitas administrasi perkantoran yang baik
- Memahami prinsip-prinsip dan cara-cara mengelola arsip yang baik dengan pola penyimpanan arsip atau dokumen control yang efektif, cepat dan tepat, serta efisiensi serta mampu memanfaatkan system informasi filling system
- Memahami cara-cara mengelola waktu yang efektif dalam melakukan aktivitas administrasi perkantoran
OUTLINE
1. Ruang Lingkup Dokumen Control dan Filing System
2. Dokumentasi dan Filing
- Pengertian arsip dan pengelolaan arsip
- Jenis arsip
- Tujuan pengelolaan arsip
- Penggandaan dan pendistribusian arsip
- Penataan arsip (klasifikasi dan pengkodean arsip)
- Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
- Peminjaman arsip
- Penyusutan arsip
- Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengelolaan arsip
3. Sistem Pemberkasan Dokumen
- Pengawasan berkas terpusat dan tersebar berbasis analisis bisnis, prinsip klasifikasi
- Klasifikasi abjad: sistem kamus, sitem ensiklopedia dan sistem geografis, dan klasifikasi angka, sistem pemberkasan desimal, sistem pemberkasan kronologis, dan klasifikasi alfanumerik
- Pengindeksan dan kualitas indeks
- Pengindeksan kata penting (KWIC and KWOC) alfabetikal
- Prosedur pemeliharaan berkas
- Pengawasan dan pengelompokkan berkas
- Disposisi
- Pengelolaan ruang berkas
- Masalah umum pemberkasan
4. Penyusunan Standar Operating Procedure (SOP)
- Pengertian dan pentingnya SOP
- Simbol-simbol dalam SOP
- Prinsip-prinsip dan teknik penyusunan SOP
5. Pengelolaan Inventarisasi
- Pengertian inventarisasi
- Pelaksanaan inventarisasi
- Mutasi barang
- Pemberian label dan kode barang
- Penghapusan barang
6. Manajemen Dokumen Elektronik
- Perencanaan
- Survei dokumen dan informasi
- Penilaian dokumen
- Metadata dan kebijakan
- Strategi kontekstual
- Keamanan dan kualitas, dan preservasi informasi
7. Digital Filing System dan Aplikasi Electronic Document Management System (EDMS)
- Konsep digital filing system & perangkat pendukungnya
- Isu legalitas arsip digital
- Prosedur alihmedia/imaging document
- Kategori pengenalan scanner
- Kategori dan komponen EDMS
- Integrasi EDMS dengan informasi dan tempat penyimpanan
- Alat dan media penyimpanan (storage)
- Kompanen biaya pada implementasi EDMS
8. Perencanaan dan Pengorganisasian Kegiatan Kantor
- Azas-azas manajemen perkantoran
- Struktur organisasi kantor
9. Tata Ruang Kantor
- Pengertian dan tujuan tata ruang kantor
- Azas tata ruang kantor
- Jenis tata ruang kantor
- Fasilitas kantor
- Penyusunan tata letak fasilitas kantor
- Tata lingkungan kantor
- Prinsip 5R dalam tata ruang kantor
10. Pengelolaan Waktu yang Efektif dalam Menangani Pekerjaan Kantor
- Nilai waktu dan pentingnya pengelolaan waktu yang efektif
- Teknik manajemen waktu : skala prioritas, delegasi, dan asertif
- Identifikasi penyebab waktu terbuang percuma dan antisipasinya
- Mengelola rapat secara efektif dan membuat notulen yang baik
11. Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran
- Makna dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
- Aplikasi otomatisasi dalam administrasi perkantoran
- Teknologi informasi dalam administrasi perkantoran
- Administrasi perkantoran
- Sistem arsip elektronik
- Sistem informasi manajemen
- Manajemen basis data, intranet dan internet
PARTICIPANT
Officer, Admin, Bagian Tata Usaha, Sekretariat, Sekretaris dan staff yang berkepentingan dalam pengelolaan kantor
TRAINING METHOD
Presentation
Discussion
Case Study
Evaluation
FACILITIES
Training Kit
Handout
Certificate
Lunch + 2x Coffee Break
Souvenir
Pick Up Participants (Yogyakarta)
